Nos 5 conseils pour devenir ceinture noire du full remote !

Que de chemin parcouru depuis 2020, quand le télétravail forcé a contraint certains d’entre nous à adopter leurs toilettes comme nouveau lieu de conférence, faute d’un espace suffisamment grand, tandis que d’autres apprenaient à mener des conférences tout en gérant les apparitions impromptues des fesses de leur chat à l’écran.

 

Depuis, bon nombre d’entre nous sont devenus de véritables cadors du travail à distance. Le télétravail est même devenu une généralité :  en 2021, en France, ce sont 22 % des salariés qui ont télétravaillé chaque semaine !

Bref – le full remote a bouleversé nos habitudes de travail, apportant du bon comme du mauvais (certains lui préférant le travail hybride). Car lorsque l’on est à distance, c’est non seulement le cadre de travail qui change, mais aussi la nature des dynamiques d’équipe ! Et gare à la mauvaise organisation, qui peut rapidement avoir des conséquences sur votre productivité et votre équilibre…

Alors, que vous pratiquiez déjà le full remote ou que vous veniez de rejoindre une entreprise qui le pratique, nous vous avons préparé la checklist ultime des choses à savoir pour devenir ceinture noire du travail à distance !

 

Devenir un maître kung-fu de l’organisation

Lorsqu’on travaille dans une entreprise en full remote, la planification et la priorisation du quotidien sont des éléments clés pour être efficace . En effet, à distance, il peut être difficile de se concentrer sur les tâches importantes, de gérer les interruptions (que ce soit votre chat qui a décidé que votre clavier d’ordinateur était l’endroit le plus confortable de votre domicile, les voisins qui font des travaux ou votre enfant qui ne tient pas en place). Parfois, aussi, la motivation chute subitement – et il peut être difficile de se relancer. 

Heureusement, l’organisation de vos journées peut vous aider à clarifier vos objectifs et vous concentrer sur ces derniers ! Elle vous aidera aussi à mieux gérer votre temps, en évitant de gaspiller des heures sur des tâches secondaires ou peu utiles (et ce faisant, de réduire le stress lié à l’absence de clarté dans vos responsabilités). Vous l’aurez compris, une approche rigoureuse est donc tout bénef pour vous ! 

De nombreux outils et méthodes existent pour vous approprier une bonne discipline de planification et de priorisation. D’abord, bien évidemment, il vous faudra faire la liste de tous vos objectifs et leur attribuer un ordre de priorité. Ensuite, listez les tâches à accomplir pour atteindre ces derniers et le temps que chacune vous prendra. Tadaaa ! Vous allez alors pouvoir les intégrer dans un calendrier qui vous donnera une belle visibilité sur votre emploi du temps quotidien.

Les meilleures méthodes et outils pour bien s’organiser

Pour un suivi efficace de chacune de vos tâches, vous pouvez utiliser des outils de gestion de projet. Il en existe de nombreux disponibles en ligne, qui s’appuient sur des approches diverses : 

• Le diagramme de Gantt :  cette méthode de planification permet de visualiser l’ensemble des tâches à réaliser ainsi que leur progression dans le temps. Organisé sur un mode linéaire, le diagramme de Gantt permet de mieux comprendre les dépendances entre les différentes tâches et d’anticiper les retards éventuels. Il existe de nombreux outils en ligne pour créer des diagrammes, comme GanttProject ou Smartsheet.
• La matrice d’Eisenhower. Cette dernière est une méthode de priorisation des tâches, qui se base sur leur importance et leur urgence. Les tâches sont classées en quatre catégories : urgent et important, urgent mais non important, important mais non urgent, et ni urgent ni important. Cette approche permet de mieux comprendre les priorités et de mieux gérer son temps.
• La liste des tâches à accomplir. Simple mais redoutablement efficace, cette approche consiste tout simplement à… Lister les choses à faire ! Plusieurs options visuelles s’offrent à vous : les tableaux horizontaux pour les puristes, la vision Kanban, etc. Des outils tels que Asana, ou monday.com vous permettent de créer des tableaux de tâches, d’attribuer des responsabilités, de suivre les délais, et de communiquer avec les membres de votre équipe. En les utilisant, vous pourrez au passage mieux collaborer avec vos collègues à distance !

 

Repenser l’organisation du travail en équipe 

La collaboration avec vos collègues, justement, parlons-en ! Travailler dans une entreprise en full remote peut être très pratique pour vous, mais peut également poser des défis en matière de communication et de flux de travail. À distance, vous courrez en effet plus le risque de ne pas avoir une vision claire des responsabilités de chacun, de louper certaines informations importantes, voire de générer et d’alimenter des tensions qui auraient pu être facilement résolues en présentiel. Un programme pas très alléchant, somme toute.

Pas de panique, vous pouvez éviter de tomber dans ces pièges ! La première règle, lorsque l’on travaille dans une entreprise en full remote, c’est de prioriser la communication avant tout. Communiquez sur tout, tout le temps, sur-communiquez, même ! Cela vous permettra de vous assurer que tous les membres de votre équipe sont au même niveau d’information. Pour ce faire, évitez les canaux de discussion individuels avec un collègue et prenez le réflexe de privilégier les canaux collectifs de conversation, qui incluent toute l’équipe. Des outils comme Notion permettent aussi de centraliser le savoir, mais également de documenter les processus et les tâches réalisées par chacun.

Afin de vous assurer une communication optimale, n’hésitez pas à mettre le paquet sur les routines et les points d’équipe. Et ce, quitte à ce que ces derniers soient très courts ! Plutôt que de vous cantonner au traditionnel point hebdo, vous pouvez par exemple encourager vos collègues chaque matin à publier sur votre Slack, votre Teams ou votre Discord d’équipe les choses qu’ils ont accomplies la veille et ce sur quoi ils comptent travailler le jour-même. Communication is key, on vous a dit ! 

 

Le pouvoir des rituels : se créer une routine et s’y tenir

Outre le bon fonctionnement d’équipe et une communication renforcée, il est aussi important de vous créer vos propres routines. Ces dernières peuvent vous aider à lutter contre le potentiel chaos qu’amène parfois le full remote (on sait bien que vous aussi, parfois, vous restez en pyjama toute la journée…). 

Les routines de travail permettent une meilleure organisation du temps, du stress et également une meilleure qualité de vie professionnelle. Elles sont surtout très utiles pour vous aider à mieux équilibrer vie professionnelle et vie personnelle. Si l’on en croit la BBC, la pratique de rituels quotidiens permettrait même de réduire l’anxiété ! 

Chaque routine est unique et la vôtre doit vous ressembler. Cependant, vous pouvez y intégrer un ou plusieurs des éléments suivants :

• Commencer la journée par une note positive. Que cela soit un gros petit déj, la lecture de quelques pages de votre livre préféré, la pratique du journaling ou un peu d’exercice physique, essayez de pratiquer une activité qui vous apporte du plaisir dès le matin, plutôt que de débuter la journée en consultant vos e-mails.
• Identifier les moments les plus productifs de votre journée. Chaque personne a un rythme de travail différent. Mais il est essentiel de connaître les moments de la journée où vous êtes le plus productif, afin de planifier vos tâches les plus importantes sur ces créneaux !
• Fixez-vous des horaires clairs de travail. Entre vie professionnelle et vie personnelle, quand le canapé est aussi votre bureau, la ligne peut rapidement devenir floue ! Faites attention à ne pas trop laisser le travail prendre le dessus sur vos loisirs (ni l’inverse, d’ailleurs).

N’oubliez cependant pas de rester flexible : une routine quotidienne doit être adaptée à vos besoins et à votre mode de vie. N’hésitez pas à l’ajuster en fonction de vos besoins quotidiens.

 

Gérer les distractions et rester concentré

Lorsqu’on travaille en full remote, il est facile de se laisser distraire par les nombreuses distractions qui nous entourent… Les réseaux sociaux en sont notamment l’une des principales sources ! Parfois, vous pouvez aussi être tenté de passer des appels personnels ou de faire un peu de ménage chez vous en pleine réunion Zoom.

Pour éviter de tomber dans ces pièges, voici quelques conseils : 

• Établissez un environnement de travail dédié. Il est important d’avoir un espace adapté, qui vous permette de vous concentrer et marque clairement la distinction entre votre lieu de vie et celui où vous travaillez.
• Bloquez les notifications. On le sait, ne pas utiliser les réseaux sociaux pendant les heures de travail est quasiment mission impossible. Cependant, vous pouvez vous aider d’applications pour bloquer les notifications ou vous forcer à mettre votre téléphone de côté sur des blocs horaires spécifiques !
• Planifiez des moments de décompression. Dans la journée, pensez à bloquer une demi-heure ou une heure pour vous dégourdir les jambes, aller faire des courses ou pratiquer un peu de yoga. Les pauses régulières peuvent aider à maintenir votre concentration.

 

Prendre soin de soi 

Préserver son corps 

Si le full remote offre de nombreux avantages, tels que la flexibilité, l’autonomie, ou encore l’économie de temps (et d’argent) en termes de déplacements, il présente aussi un défi majeur : celui de la santé physique et mentale des télétravailleurs. En effet, en travaillant à distance, n’oubliez pas que vous vous exposez à plusieurs types de risques.

Premiers en tête, les problèmes de posture. Qui n’a jamais travaillé depuis son lit ou son canapé ? Certainement pas nous. Mais le problème, c’est que ce type de mauvaise habitude peut être très préjudiciable ! Une mauvaise posture peut entraîner dans la durée des douleurs lombaires, des maux de tête, voire des problèmes de circulation sanguine… Pour éviter ces soucis, il est important d’avoir un espace de travail dédié avec une chaise ergonomique et de vous tenir droit en travaillant (on sait, c’est dur…).

Ensuite, vient le souci du manque d’exercice physique. Le problème, quand on travaille en pyjama et sur son canapé, c’est qu’il peut être difficile de s’en décoller… Si vous travaillez de longues heures et que vous ne vous déplacez plus, le manque d’exercice peut entraîner une prise de poids et une diminution de la forme ! Il est donc important de trouver des moyens de rester actif. Essayez d’aller à la salle de sport avant le travail ou sur votre pause déjeuner, ou de pratiquer des activités douces comme le yoga ou la marche dans votre quartier. Oui, on sait, on est très branchés yoga.

Entretenir sa santé mentale

Outre les soucis physiques, le télétravail peut aussi avoir de lourdes conséquences sur la santé mentale. En full remote, vous aurez deux ennemis à éviter à tout prix. 

D’abord, gare à l’isolement social ! Le travail à distance peut entraîner une perte de lien social, en particulier si l’on travaille seul. Un français sur quatre éprouverait d’ailleurs de la solitude en télétravail ! Et malheureusement, une telle situation peut entraîner une diminution de la productivité, ou pire : de l’anxiété, voire de la dépression. Pour éviter cela, il est important de rester en contact avec vos collègues, de participer à des réunions en ligne et de vous joindre à des groupes de travail à distance ! Vous pouvez aussi travailler depuis des espaces de coworking, avec vos collègues ou d’autres télétravailleurs. 

Restez aussi à l’écoute de votre niveau de stress. Le travail à distance amène parfois son lot de stress supplémentaire, en particulier si vous devez concilier charge de travail, tâches ménagères et responsabilités familiales. Pour éviter une implosion, il est important de définir des limites claires entre votre travail et votre vie personnelle (comme nous vous l’avons conseillé précédemment).

Avec tous ces conseils, vous êtes prêt à passer expert ès télétravail !