Le design thinking, un booster de réunions ?

La réunionite est une pathologie contemporaine aïgue de nos organisations. Selon le cabinet Thethinklab, 90% des collaborateurs s’ennuient tellement en réunions que 73% d’entre eux travaillent sur d’autres projets pendant ce temps.

Pourquoi changer notre manière d’organiser des réunions ? Comment le design peut apporter de la valeur en réunion ?

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En un mot, qu’est-ce que le Design Thinking ?

C’est une méthodologie de résolution de problèmes complexes, centrée sur les utilisateurs. Le processus créatif et collaboratif se déroule en trois phases : 1- Inspiration, 2- Idéation, 3- Implémentation.

Les ingrédients clefs du design thinking sont l’empathie que l’on doit avoir avec les utilisateurs, la qualité visuelle des supports de facilitation et de restitution, la multidisciplinarité en fonction du projet ainsi que la concrétisation des idées avec des maquettes ou prototypes. Voyons comment ces caractéristiques principales participent à booster une réunion et comment s’appuyer sur les trois étapes clefs du parcours.

Pourquoi utiliser le Design Thinking pour une réunion ?

Booster une réunion veut dire être collectivement :

plus productif pour un résultat plus complet et pertinent
plus efficient pour une meilleure gestion du temps
plus inclusif pour mieux engager les collaborateurs

La majorité de l’ennui résultant des réunions est dû au présentéisme pour partager des informations, dans des organisations complexes. Heureusement, il y a d’autres manières pour transmettre de l’information efficacement. Le but principal d’une réunion devrait rester celui d’apporter une solution créative à une problématique, en utilisant l’intelligence collective pour générer des idées et prendre ces décisions. Le design est une manière de faciliter la créativité à plusieurs, avec des outils adaptés.

Comment changer le format des réunions ?

Dans le monde du design, une “réunion” s’appelle “atelier”. Lors d’une réunion, il y a un “ordre du jour” avec des “présentations”. Lors d’un atelier il y a un “déroulé” avec des “supports d’animation”. Ce n’est pas seulement une différence sémantique, c’est bien l’approche de la rencontre que nous voulons changer.

Dans un atelier, on agit concrètement en incarnant notre présence, on relie les mains et la tête, le cœur et le corps, on modèle, on prototype…. On doit aussi faire évoluer l’état d’esprit des participants vers des modèles propice au changement :

Valeurs : professionnalisme et bienveillance
Posture : humilité et empathie
Production : participative et visuelle

Pour évoluer d’une réunion classique à un atelier collaboratif, il faut inévitablement changer le format de la rencontre :

Cadre : un espace insolite avec des murs dégagés plutôt qu’une grande table centrale. Ex : louer un atelier d’artiste avec une belle lumière zénithale et des plantes, aménagés avec des murs blancs, des canapés, des chaises et tables et équipés de tableaux blancs.
Mouvement : activer les corps en alternant les temps assis et debout plutôt que de rester immobile sur sa chaise Ex : faire une restitution d’observation avec des diapos confortablement assis dans un canapé, puis brainstormer en sous-groupe autour de tables, et présenter puis thématiser les idées debout devant un tableau.
Outils : des canevas créatifs pour participer collectivement plutôt que des écrans individuels Ex : Roadmap projet : utiliser un plan d’action vierge, et demander aux participants les actions qu’ils souhaitent mener ainsi que les échéances. Noter de manière bien visible sur des post-its et les placer à la vue de tous sur la roadmap.

Comment se déroule un atelier ?

Le déroulé d’un atelier est crucial pour son succès. On peut le construire à l’image d’une expérience collaborative, comme un parcours d’un service avec les différentes phases :

Avant

Préparation : partager l’objet afin que chacun puisse y réfléchir

Pendant

Réveil : animer les corps et les esprits avec des activités interactives
Cadrage : demander à chacun ses objectifs collectifs et individuels
Immersion : échanger les faits et établir une problématique commune
Conceptualisation : partager les idées et sélectionner un concept
Implémentation : visualiser une solution et établir un plan d’action
Adieu : répartir les tâches aux participants et fixer une prochaine date

Après

Restitution : Envoyer une note en fin de réunion sous forme visuelle avec des photos et diagrammes.

Quels sont les bénéfices de l’usage du Design Thinking ?

In fine, les impacts de l’utilisation de nouvelles méthodes d’animation de réunion sont multiples. Les collaborateurs prenant part aux décisions seront mieux valorisés et auront plus confiance en eux. La facilitation créative et collective stimulera l’idéation et l’innovation. Un plan d’action partagé impliquera chacun dans la mise en œuvre concrète.

Profitez de ce moment pour penser à la prochaine réunion que vous devez organiser. Mettez vous dans la peau d’un artisan d’art et invitez tous les participants dans votre atelier. Ils en ressortiront dynamisés et enthousiastes pour atteindre ensemble les objectifs de votre projet !

En conclusion, nous suggérons que le Design Thinking peut aider à activer efficacement la prise de décision et la génération d’idée. Même s’il existe d’autres manières pour partager de l’information, il reste nécessaire parfois dans des projets complexes de se réunir dans cet objectif. Ainsi, il faudrait très certainement réinventer le format de ce type de réunion, et cela pourrait être l’objet d’un prochain article. Comment réinventer le partage d’information en entreprise ? Un projet de Design Thinking pourrait tout à fait y répondre.

À propos de Yoann :

Yoann Rouillac est designer stratégique au sein du cabinet de conseil en stratégie opérationnelle Tenzing Conseil, entreprise à impact. Il met les outils et méthodes du design au service de problématiques stratégiques des clients. Très sensible aux enjeux écologiques, il s’efforce de créer des solutions impactantes socialement et environnementalement.