Comment être efficace en télétravail ?

16 oct.

Vous vous retrouvez soudainement en télétravail depuis la maison ? Vous vous demandez comment vous allez rester productif ? Pas de panique ! Nous avons ce qu’il vous faut.Chez OpenClassrooms, le travail à distance fait partie de la vie quotidienne de nos étudiants, apprenants, mentors et d’une grande partie de nos employés. Depuis sa création, OpenClassrooms a pour mission de rendre l’éducation accessible. Travailler à distance efficacement est l’un de nos fondamentaux ; après des années d’expérience, nous avons mis au point une méthode efficace et éprouvée pour bien s’organiser à distance.Nous sommes là pour vous soutenir pendant cette période et sommes heureux de vous partager ce que nous avons appris pour un télétravail réussi. Cet article est le premier d’une série sur ce sujet en plein essor.

Aménagez un espace de travail confortable

On définit les pièces dans lesquelles on travaille ou on ne travaille pas, enfin on aménage : c'est le moment de mettre du Feng Shui dans votre open space perso. On évite de placer le bureau face au mur, pour éviter de couper élan et créativité. On opte pour une vue dégagée et on s'assure d’être confortablement assis pour ne pas s’abîmer le dos !

Habillez-vous comme si vous étiez au bureau

Difficile de résister à la tentation de mettre sa tenue décontractée, n’est-ce-pas ? Pourtant, il est important de garder les mêmes rituels, se préparer et s’habiller comme si on se rendait dans un lieu de travail classique. Cela permet de garder un état d’esprit professionnel. Oubliez le jogging (ou pire le pyjama !) pour travailler depuis chez vous.

Organisez-vous un emploi du temps

Soudain, vos ex-trajets en métro libèrent du temps, vous devenez donc plus flexible. Fini les pauses déjeuners ou cafés avec les collègues….ce qui vous donne une immense opportunité de vous fixer une organisation de travail à votre rythme.

Divisez votre temps dédié à vos projets et celui à vos conférences téléphoniques.
Utilisez la méthode Pomodoro pour gérer votre temps : définissez des plages horaires de travail - disons de 30’ jusqu’à 1h30 max - et les pauses nécessaires qui peuvent être de courte durée comme 10’ ou de longue pause déjeuner.
Assurez vous de programmer tout votre planning dans votre agenda de façon à être alerté pendant la journée. Avec le temps, vous vous améliorerez dans la planification de vos journées

Faites des pauses bien méritées

Au bureau, il y a la machine à café – et les collègues – mais chez soi, c'est parfois plus compliqué. Utilisez vos pauses pour respirer et vous aérer, vous n’en serez que plus productif ! Vous pouvez aussi profiter d’être à la maison pour décompresser en faisant du sport devant une vidéo Youtube ou même prendre une douche. Pourquoi ne pas lancer une machine ou vider le lave-vaisselle pour vous changer les idées ? Ces tâches vous donneront le sentiment d’accomplir quelque chose et vous libéreront du temps pour des activités plus sympa.Attention, ne tombez pas dans le piège de travailler d’une traite et sans pause. Vous ne tiendrez alors pas sur la longueur !

Gardez contact avec vos collègues

Travailler depuis la maison peut nous donner un sentiment d’isolement. Essayez de reproduire quelques une de vos interactions régulières avec vos collègues en les planifiant à travers des conférences téléphoniques. Ces échanges vous connecteront et vous engageront à votre environnement de travail.N’hésitez pas également à utiliser des messageries instantanées telles que Slack ou WhatsApp pour les échanges plus informels. Si vous n’avez pas ces outils mis en place, référez vous à votre responsable pour voir lequel est le plus adapté.

Faites des points d’équipe

Toujours dans un esprit d’échange évoqué plus haut, il est important de maintenir une dynamique d’équipe même si elle n’est pas physiquement rassemblée. Heureusement pour nous, grâce aux nouvelles technologies il est aujourd’hui plus facile de travailler ensemble à distance.Planifiez des points réguliers avec votre équipe sur le même rythme que vous avez au bureau. Cela peut-être une conférence vidéo quotidienne ou hebdomadaire. Connectez toute l’équipe à travers une vidéo simule bien l'expérience “au bureau”, voir les expressions de vos collègues renforcent les échanges.

Dotez-vous des bons outils

Puisque le télétravail augmente, le nombre d’outils collaboratifs en ligne se multiplie. Ce n’est pas le choix qui manque ! Parmi nos préférés :

Pour les conférences vidéos, Google Hangouts, Zoom ou encore Skype deviennent vos meilleurs amis.
Pour collaborer sur des documents, tableaux ou présentations, adoptez Google Drive ou Microsoft Onedrive qui permettent le partage de documents et le travail collaboratif. Ceci couplé à une conférence vidéo, vous voilà dans la même salle que vos collègues.
Pour gérer les contrats, il y a Adobe Acrobat, Docusign ou Concord. Par ailleurs, attention à ne pas partager des documents confidentiels par email. Utilisez les applications évoquées qui comprennent des messages cryptés.
Pour garder un oeil sur la progression de chacun, on trouve également plein d’applications de gestion de projet. Ce que nous utilisons chez OpenClassrooms : Bootcamp, Trello, Asana ou Airtable.

Formez-vous

Si vous vous sentez toujours un peu désorienté à l’idée de travailler à la maison, nous avons quelques cours en ligne accessibles gratuitement sur OpenClassrooms pour vous apprendre les compétences les plus pertinentes à acquérir pour rester productifs.Voici notre sélection :

Travailler en autonomie

Travailler efficacement en équipe

Communiquez en utilisant les outils numériques

Et à partir des prochains jours, nous vous envoyons encore plus de conseils et d'inspirations pour faire de votre télétravail une réussite.

Au programme : comment gérer une équipe à distance et travailler depuis la maison avec des enfants ?Pour aller plus loin...