Dans la peau d’un gérant de startup

L’objectif de ce billet est d’apporter un éclairage sur ce que je fais au quotidien au sein de Simple IT. Il s’agit d’essayer d’établir une journée type de mon travail. Cette tâche n’est bien sûr pas aisée étant donné que mes journées sont loin d’être toutes identiques !

De la création en 2007 jusqu’à maintenant, ma fonction a beaucoup évolué. Je suis passé progressivement d’un rôle de développeur du Site du Zéro à celui de gérant de la société Simple IT. Je suis maintenant directeur général de Simple IT et je m’occupe essentiellement du commercial, des achats, de la finance, des ressources humaines et de la gestion d’entreprise. Mathieu, en tant que directeur Produit, se concentre quant à lui sur le contenant (développement web, administration des serveurs) et le contenu (éditorial, communication, pédagogie…). Avec une équipe de 19 personnes – et quelques embauches à venir – , nos rôles consistent de plus en plus en du management, des prises de décision stratégique, de la délégation et du suivi de l’opérationnel.

Pour rédiger ce billet, j’ai essayé de me forcer à écrire sur une feuille tout ce que je faisais, à chaque fois que je changeais de « dossier ». Parfois l’intervalle est d’une heure, d’autres fois il est simplement de quelques minutes ! En effet, il m’arrive très fréquemment d’être interrompu dans une tâche par le téléphone, le chat interne ou une personne venant dans mon bureau. Des problèmes et des urgences tombent tous les jours, alors il faut savoir sauter instantanément d’un sujet à l’autre, sans perdre le fil !

Pierre au téléphone

Le téléphone chauffe !

Le matin

8h00 : Arrivée au travail généralement aux alentours de 8h. Je suis le premier arrivé dans les bureaux, ce qui me permet de bénéficier d’une certaine tranquillité pendant une heure ou deux pour avancer sur mes tâches importantes. En arrivant, j’allume le PC, ouvre ma boîte email, mon agenda et ma todolist sur Producteev. Je jette un coup d’œil à ces 2 derniers afin de savoir ce qui m’attend aujourd’hui ! En 5 minutes, je suis prêt à m’y mettre.

8h05 : Étude et réponse à une vingtaine de candidatures pour les recrutements en cours, arrivées par plusieurs canaux (Site du Zéro, APEC, LesJeudis…). Je prends des rendez-vous pour certaines candidatures et j’en laisse quelques unes de côté, pour les relire une 2e fois plus tard. Certaines candidatures sont plus rapides à trier… (cf un screenshot extrait d’un CV reçu ces jours-ci)

8h50 : Récupération des relevés bancaires du mois de juillet sous format numérique pour la comptabilité. Je vérifie au passage l’état des comptes bancaires, marque quelques factures clients comme étant payées.

8h54 : Récupération de l’état de nos stocks de livres au 31 juillet pour la comptabilité.

8h55 : Vérification d’une facture téléphonique. Nous avons été trop facturés, comme le mois précédent. Je relance le service clients par email et par téléphone en devenant un peu plus insistant…

9h00 : Échanges téléphoniques avec quelques imprimeries pour établir des devis pour les prochains tirages de Livre du Zéro et la réimpression du livre Apprenez à programmer en C car il était prévu depuis quelques mois de réapprovisionner le stock.

9h10 : Lecture et réponse à quelques emails (négociation d’un devis pour un petit serveur interne Simple IT, réponse à une question d’un stagiaire sur le remboursement du pass Navigo, etc.). J’ignore quelques spams de démarchage de cabinets de recrutement qui me proposent leurs services.

9h20 : Envoi d’un email à notre expert-comptable pour obtenir une réponse à une question technique sur le régime de retenue de la TVA pour les droits d’auteur.

9h25 : Départ avec un de nos 2 chefs de publicité pour un rendez-vous client en agence de publicité.

11h20 : Retour au bureau. Mise en place d’une communication autour de nos recrutements dans la bulle Zozor sur le Site du Zéro.

11h25 : Discussion avec Mathieu pour des sujets de communication (la possibilité de participer au Salon du Livre en 2012, le choix du visuel des nouvelles cartes de visite, la mise en avant des valeurs et de la culture d’entreprise de Simple IT, etc.).

Pierre et Mathieu en pleine discussion

Une discussion parmi nos (nombreux) échanges quotidiens !

11h35 : Réception du courrier et classement rapide. Je traite tout de suite quelques sujets urgents et je mets de côté le reste (la majorité).

11h45 : Réponse à un email d’un éditeur de livres suite à un plagiat d’un tutoriel actuellement en beta-test. Après vérification, je mets hors beta-test le cours et charge un de nos 2 éditeurs de prendre contact avec l’auteur.

11h50 : Échange avec un organisme collecteur de charges sociales pour répondre à leurs questions sur nos dernières déclarations sociales.

11h55 : Tentative de contact d’un annonceur important pour faire un suivi de certaines campagnes en cours. La personne est sûrement en congés…

12h00 : Validation du devis du petit serveur interne.

12h05 : Rajout de quelques idées et tâches à ma todolist, planification.

12h10 : Échange téléphonique avec notre banque.

12h15 : Départ pour déjeuner aux alentours du bureau. Cette fois-ci, ce sera un repas avec un collègue dans une brasserie du coin pour avancer sur quelques dossiers.

L’après-midi

13h20 : Retour au bureau. Je commence généralement l’après-midi en faisant de la veille sur notre secteur : lecture du flux Twitter, des actualités généralistes et des actualités de notre secteur (rachat de telle startup, lancement de telle technologie, etc.). Parfois, cela consiste aussi à surfer sur des sites concurrents pour y faire de la veille concurrentielle.

13h35 : Mise à jour d’un document à visée interne sur l’évolution individuelle de nos employés. Communication de ce document auprès de nos salariés.

13h50 : Départ pour un 2e rendez-vous avec notre 2e chef de publicité chez un de nos annonceurs, un acteur américain incontournable dans le monde des nouvelles technologies. Discussions autour d’un éventuel partenariat pour un concours sponsorisé avec des lots intéressants sur le Site du Zéro.

Radouane et Pierre partent en rendez-vous

Mission : décrocher un gros contrat !

15h10 : Retour au bureau. Appel de suivi de prospects pour la formation professionnelle.

15h20 : Distribution des fiches de paie et des tickets restaurant à nos employés.

15h30 : Appel au service après vente Dell car nous avons reçu un PC neuf HS. Je me fais balader de service en service et après avoir expliqué le problème à 5 personnes différentes, je dois finalement leur envoyer un email !

15h45 : Rédaction d’un contrat d’édition pour un cours à publier en livre. Échange avec notre avocat pour validation du contrat.

16h20 : À nouveau, étude et réponse à une dizaine d’emails de candidats pour les recrutements en cours.

16h45 : Réponse à certains avis sur les livres sur le Site du Zéro, notamment de clients ayant commandé sur notre boutique. Lorsque le client soumet un problème, je m’assure que ce soit réglé et que le client soit prévenu par la suite.

17h00 : Appel de la Fnac Paris St Lazare. Je m’assure que le chef de rayon est bien au courant des dernières parutions (C++ et Word) et que ces livres sont bien en stock et en rayonnage chez eux.

17h10 : Préparation d’un texte de campagne de publicité à venir sur le Site du Zéro et envoi d’un email à l’annonceur pour lui demander de le valider.

17h20 : Recherche de profils intéressants pour nos recrutements à venir via le réseau social Viadeo. Contact par email de certains d’entre eux.

17h55 : Prise de rendez-vous par téléphone avec un candidat pour le poste de chef de projet web.

18h00 : Réponse technique en interne pour la mise en place d’une option permettant aux membres de choisir d’afficher la publicité ou non sur le Site du Zéro, en relation avec notre adserver.

18h30 : Réponse à quelques emails (banque, prise d’entretiens de recrutement, suivi de projets…).

18h50 : Départ du bureau et retour à la maison !

Un peu de recul

Ce petit exercice m’a permis de mettre en avant la quantité de tâches réalisées en une journée. Cela a permis de prendre plus de recul sur mon organisation personnelle afin d’essayer :

  • d’être moins dérangé pour se concentrer sur son travail, quitte à refuser une personne dans son bureau ou à couper le téléphone.
  • de regrouper en même temps les tâches d’un même sujet. Par exemple, répondre à tous les emails liés au recrutement en une seule fois (ce qui nécessite d’être moins dérangé pour avoir le temps de le faire sans être coupé !).
  • de réaliser les tâches récurrentes régulièrement mais pas quotidiennement. Par exemple, traiter le courrier 2 fois par semaine et non pas chaque jour.

J’espère que ce billet vous aura donné un bon aperçu de ce que je fais au quotidien. Pour ma part, sa préparation m’a permis aussi d’avoir un peu de recul sur ce que je fais et cela va m’aider à améliorer encore mon organisation !

Je conseille à chacun d’essayer de se plier à ce petit exercice, vous arriverez sûrement à mieux vous organiser par la suite. ;)

30 Comment
  1. Et ben ça fait des bonnes journées. Vous faite ça 5,6 … jours par semaine.

    Ce qui est bien et enviable dans ce type de journée c’est que vous avez l’occasion de faire beaucoup de taches différentes.

    Merci pour ce billet très intéressant.

  2. Intéressant !
    Ce serait bien que chaque employé ayant une fonction différente dans l’entreprise fasse un article du genre, car je suis sûr que le community manager n’a pas la même fonction que vous !

    1. On s’apprête en effet à renouveler l’expérience si ce type de billet intéresse. Je compte en faire un de mon côté le mois prochain.
      Il y aura aussi des articles sur un point plus précis du travail de chacun pour rendre compte avec plus de détails de ce que l’on fait.

  3. Merci d’avoir publié un billet sur ton travail Pierre, c’est plutôt intéressant :D
    J’espère que vous recommencerez avec d’autres personnes :D

  4. Effectivement cet article est très intéressant et permet de se rendre compte des activités de personne travaillant dans une jeune entreprise dont l’activité nous intéresse particulièrement…

  5. Article vraiment intéressant, j’espère que l’on aura droit à d’autres articles du même genre !! vous avez autant de demande d’emplois chaque jour ?? En tout cas félicitation pour tous votre boulot !!

    1. En ce moment, on reçoit environ 10-20 candidatures par jour. Ca s’accumule assez vite du coup (10j de congés => plus de 100 candidatures à étudier).

  6. Waouh, c’est dingue le nombre de choses que tu fais en une journée et comme c’est bien planifié !
    Toutes mes félicitations, et merci d’essayer de nous faire partager comment vous procédez au quotidien dans votre travail.
    Avec plaisir, je lirais les prochains billets du genre. ;)

  7. A propos, le terme de « Directeur général » n’est-il pas réservé aux SA / SAS ? Est-ce que Simple-it aurait changé de statut social ou je me trompe sur toute la ligne ? %D

    1. Ce n’est qu’un titre en fait ;) Mais c’est bien vu et effectivement, nous nous intéressons au statut de SAS pour peut-être modifier le statut social de la société plus tard.

      1. Oui c’est vrai que ça ne reste qu’un titre (et pour être franc, je trouve que « Directeur X » sonne mieux que gérant %D).
        Merci pour la réponse (:

  8. Hello,

    Il faut être organisé c’est vrai, mais il faut bien une part de flexibilité dans sa journée, si non elles seraient vraiment très monotone.

    L’important c’est de rester efficace malgré tout.

    Billet intéressant ;-)

  9. Ce billet est très intéressant, cela faisait longtemps que nous n’avions pas eu de billet sur la vie quotidienne de l’entreprise (brèves mises à part ;) ).
    D’ailleurs, je ne pensais pas découvrir des photos des nouveaux bureaux (le billet tarde, semble-t-il) ici.

    Bonne continuation !

      1. On attends, on patiente xD!

        Vraiment, très bien ce blog, sur l’organisation de Simple IT.
        Ce n’est pas vraiment un tutoriel, mais on apprend beaucoup tout de même !

  10. Pouvez-vous me dire en quoi consiste le poste d’éditeur. Quels sont leurs missions ? Quels sont leur cursus ? Comment sont-ils recrutés ?

    Une autre question : contrôlez-vous et si oui comment la qualité des livres ? Quels sont vos critères pour choisir un imprimeur (prix, norme, label, localisation) ?

    Merci pour vos réponses.

  11. Billet très illustratif et intéressant (comme toujours).

    J’aimerais savoir si vous utilisez des outils tels que TWiki ou Bugzilla.

    Merci

  12. Bonjour,

    Article très intéressant, comme toujours. C’est bien que vous ayez une communication ouverte sur de tels sujets comme le travail que vous réalisez, les revenus…

    J’avais une une question plus personnelle. Est-ce que ton travail te plaît plus maintenant qu’avant ?

    Pour faire simple, la programmation ne te manque-t-elle pas ?

    1. Non cela ne me manque pas. Cela me plaisait beaucoup mais j’ai évolué. Il est probable que dans 5 ans je n’ai plus du tout la même « journée type » qu’aujourd’hui !

  13. Top le billet ! Vraiment intéressant le nombre de tâches différentes que vous faites en une journée!

    Très bonne organisation en tout cas. Entre le comptable, l’avocat, les editeurs et les recrutements, on sent que « les choses se passent à fond ». Vivement le prochain billet du type!

  14. Je lis souvent ce blog, tout comme ça fait plusieurs années que je suis le site du zéro (j’ai commencé en 5e, et je suis actuellement bac +1 avec un parcours sans faute, c’est dire !).
    Tout comme le site, ce blog est vraiment très intéressant, notamment au niveau des commentaires. Je félicite toute l’équipe pour ce beau boulot réalisé pour Simple IT.

    J’ai une petite suggestion qui m’est venue en lisant ce billet plutôt intéressant d’ailleurs : je pense qu’il serait agréable d’avoir une page sur le blog, qui résume l' »organigramme » (tous les postes occupés par les membres, stagiaires ou non, ainsi que les relations patrons-employés). Ca permettrait surement d’y voir plus clair à l’organisation de l’entreprise, et ça doit être relativement simple à mettre en place.

    Je vous souhaite à tous de continuer sur votre lancée, le travail est pour l’instant impeccable. Jusqu’à avoir, aux Gibert Jeunes de St-Michel, les seuls bouquins de face… ;)

  15. Ce genre d’article, comme la plupart sur le blog, sont je trouve extrêmement intéressants pour comprendre comment fonctionne une start up, et pourquoi pas aider les gens à sauter le pas de la création d’entreprise ou plus simplement informer les gens.
    Je vous encourage donc à continuer ce genre d’article.
    Merci :D

  16. Bonjour,
    J’espère que vous avez bien reçu mon e-mail en ce qui concerne vos livres qui sont téléchargeables gratuitement via le sdz.

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