L’objectif de ce billet est d’apporter un éclairage sur ce que je fais au quotidien au sein de Simple IT. Il s’agit d’essayer d’établir une journée type de mon travail. Cette tâche n’est bien sûr pas aisée étant donné que mes journées sont loin d’être toutes identiques !

De la création en 2007 jusqu’à maintenant, ma fonction a beaucoup évolué. Je suis passé progressivement d’un rôle de développeur du Site du Zéro à celui de gérant de la société Simple IT. Je suis maintenant directeur général de Simple IT et je m’occupe essentiellement du commercial, des achats, de la finance, des ressources humaines et de la gestion d’entreprise. Mathieu, en tant que directeur Produit, se concentre quant à lui sur le contenant (développement web, administration des serveurs) et le contenu (éditorial, communication, pédagogie…). Avec une équipe de 19 personnes – et quelques embauches à venir – , nos rôles consistent de plus en plus en du management, des prises de décision stratégique, de la délégation et du suivi de l’opérationnel.

Pour rédiger ce billet, j’ai essayé de me forcer à écrire sur une feuille tout ce que je faisais, à chaque fois que je changeais de « dossier ». Parfois l’intervalle est d’une heure, d’autres fois il est simplement de quelques minutes ! En effet, il m’arrive très fréquemment d’être interrompu dans une tâche par le téléphone, le chat interne ou une personne venant dans mon bureau. Des problèmes et des urgences tombent tous les jours, alors il faut savoir sauter instantanément d’un sujet à l’autre, sans perdre le fil !

Le téléphone chauffe !

Le matin

8h00 : Arrivée au travail généralement aux alentours de 8h. Je suis le premier arrivé dans les bureaux, ce qui me permet de bénéficier d’une certaine tranquillité pendant une heure ou deux pour avancer sur mes tâches importantes. En arrivant, j’allume le PC, ouvre ma boîte email, mon agenda et ma todolist sur Producteev. Je jette un coup d’œil à ces 2 derniers afin de savoir ce qui m’attend aujourd’hui ! En 5 minutes, je suis prêt à m’y mettre.

8h05 : Étude et réponse à une vingtaine de candidatures pour les recrutements en cours, arrivées par plusieurs canaux (Site du Zéro, APEC, LesJeudis…). Je prends des rendez-vous pour certaines candidatures et j’en laisse quelques unes de côté, pour les relire une 2e fois plus tard. Certaines candidatures sont plus rapides à trier… (cf un screenshot extrait d’un CV reçu ces jours-ci)

8h50 : Récupération des relevés bancaires du mois de juillet sous format numérique pour la comptabilité. Je vérifie au passage l’état des comptes bancaires, marque quelques factures clients comme étant payées.

8h54 : Récupération de l’état de nos stocks de livres au 31 juillet pour la comptabilité.

8h55 : Vérification d’une facture téléphonique. Nous avons été trop facturés, comme le mois précédent. Je relance le service clients par email et par téléphone en devenant un peu plus insistant…

9h00 : Échanges téléphoniques avec quelques imprimeries pour établir des devis pour les prochains tirages de Livre du Zéro et la réimpression du livre Apprenez à programmer en C car il était prévu depuis quelques mois de réapprovisionner le stock.

9h10 : Lecture et réponse à quelques emails (négociation d’un devis pour un petit serveur interne Simple IT, réponse à une question d’un stagiaire sur le remboursement du pass Navigo, etc.). J’ignore quelques spams de démarchage de cabinets de recrutement qui me proposent leurs services.

9h20 : Envoi d’un email à notre expert-comptable pour obtenir une réponse à une question technique sur le régime de retenue de la TVA pour les droits d’auteur.

9h25 : Départ avec un de nos 2 chefs de publicité pour un rendez-vous client en agence de publicité.

11h20 : Retour au bureau. Mise en place d’une communication autour de nos recrutements dans la bulle Zozor sur le Site du Zéro.

11h25 : Discussion avec Mathieu pour des sujets de communication (la possibilité de participer au Salon du Livre en 2012, le choix du visuel des nouvelles cartes de visite, la mise en avant des valeurs et de la culture d’entreprise de Simple IT, etc.).

Une discussion parmi nos (nombreux) échanges quotidiens !

11h35 : Réception du courrier et classement rapide. Je traite tout de suite quelques sujets urgents et je mets de côté le reste (la majorité).

11h45 : Réponse à un email d’un éditeur de livres suite à un plagiat d’un tutoriel actuellement en beta-test. Après vérification, je mets hors beta-test le cours et charge un de nos 2 éditeurs de prendre contact avec l’auteur.

11h50 : Échange avec un organisme collecteur de charges sociales pour répondre à leurs questions sur nos dernières déclarations sociales.

11h55 : Tentative de contact d’un annonceur important pour faire un suivi de certaines campagnes en cours. La personne est sûrement en congés…

12h00 : Validation du devis du petit serveur interne.

12h05 : Rajout de quelques idées et tâches à ma todolist, planification.

12h10 : Échange téléphonique avec notre banque.

12h15 : Départ pour déjeuner aux alentours du bureau. Cette fois-ci, ce sera un repas avec un collègue dans une brasserie du coin pour avancer sur quelques dossiers.

L’après-midi

13h20 : Retour au bureau. Je commence généralement l’après-midi en faisant de la veille sur notre secteur : lecture du flux Twitter, des actualités généralistes et des actualités de notre secteur (rachat de telle startup, lancement de telle technologie, etc.). Parfois, cela consiste aussi à surfer sur des sites concurrents pour y faire de la veille concurrentielle.

13h35 : Mise à jour d’un document à visée interne sur l’évolution individuelle de nos employés. Communication de ce document auprès de nos salariés.

13h50 : Départ pour un 2e rendez-vous avec notre 2e chef de publicité chez un de nos annonceurs, un acteur américain incontournable dans le monde des nouvelles technologies. Discussions autour d’un éventuel partenariat pour un concours sponsorisé avec des lots intéressants sur le Site du Zéro.

Mission : décrocher un gros contrat !

15h10 : Retour au bureau. Appel de suivi de prospects pour la formation professionnelle.

15h20 : Distribution des fiches de paie et des tickets restaurant à nos employés.

15h30 : Appel au service après vente Dell car nous avons reçu un PC neuf HS. Je me fais balader de service en service et après avoir expliqué le problème à 5 personnes différentes, je dois finalement leur envoyer un email !

15h45 : Rédaction d’un contrat d’édition pour un cours à publier en livre. Échange avec notre avocat pour validation du contrat.

16h20 : À nouveau, étude et réponse à une dizaine d’emails de candidats pour les recrutements en cours.

16h45 : Réponse à certains avis sur les livres sur le Site du Zéro, notamment de clients ayant commandé sur notre boutique. Lorsque le client soumet un problème, je m’assure que ce soit réglé et que le client soit prévenu par la suite.

17h00 : Appel de la Fnac Paris St Lazare. Je m’assure que le chef de rayon est bien au courant des dernières parutions (C++ et Word) et que ces livres sont bien en stock et en rayonnage chez eux.

17h10 : Préparation d’un texte de campagne de publicité à venir sur le Site du Zéro et envoi d’un email à l’annonceur pour lui demander de le valider.

17h20 : Recherche de profils intéressants pour nos recrutements à venir via le réseau social Viadeo. Contact par email de certains d’entre eux.

17h55 : Prise de rendez-vous par téléphone avec un candidat pour le poste de chef de projet web.

18h00 : Réponse technique en interne pour la mise en place d’une option permettant aux membres de choisir d’afficher la publicité ou non sur le Site du Zéro, en relation avec notre adserver.

18h30 : Réponse à quelques emails (banque, prise d’entretiens de recrutement, suivi de projets…).

18h50 : Départ du bureau et retour à la maison !

Un peu de recul

Ce petit exercice m’a permis de mettre en avant la quantité de tâches réalisées en une journée. Cela a permis de prendre plus de recul sur mon organisation personnelle afin d’essayer :

• d’être moins dérangé pour se concentrer sur son travail, quitte à refuser une personne dans son bureau ou à couper le téléphone.
• de regrouper en même temps les tâches d’un même sujet. Par exemple, répondre à tous les emails liés au recrutement en une seule fois (ce qui nécessite d’être moins dérangé pour avoir le temps de le faire sans être coupé !).
• de réaliser les tâches récurrentes régulièrement mais pas quotidiennement. Par exemple, traiter le courrier 2 fois par semaine et non pas chaque jour.

J’espère que ce billet vous aura donné un bon aperçu de ce que je fais au quotidien. Pour ma part, sa préparation m’a permis aussi d’avoir un peu de recul sur ce que je fais et cela va m’aider à améliorer encore mon organisation !

Je conseille à chacun d’essayer de se plier à ce petit exercice, vous arriverez sûrement à mieux vous organiser par la suite. ;)