S’organiser ou périr

Le titre est un peu provocateur, j’avoue, mais il a le mérite d’être très clair sur un sujet qui occupe beaucoup mon esprit ces derniers temps : l’organisation (et l’efficacité) personnelle.

Vous pouvez vous douter que nous n’avons pas chômé ces derniers mois et que nous n’avons pas prévu de nous arrêter. Nous avons beaucoup de projets pour le site, pour les livres et pour Simple IT en général. Tant de sujets à traiter que l’on se demande parfois comment il est possible de tout réaliser. Et les journées, elles, font toujours 24 heures.

Imaginez que vous êtiez en train de corriger une erreur de typographie dans un des livres, et qu’à ce moment-là votre ordinateur vous annonce que vous avez 8 e-mails plus ou moins importants à lire ce matin, que votre associé en face vous signale qu’il ne faut pas oublier de payer le loyer dans une semaine, qu’un développeur débarque en trombe et vous signale que le serveur rame et que plus personne n’a accès au site, que votre blackberry vibre en même temps pour vous signaler un entretien dans 15 min… et qu’à ce moment-là vous avez une idée pour améliorer l’ergonomie de votre site web.

Il y aurait de quoi devenir maboul. C’est pourtant, sans trop caricaturer, ce à quoi ressemblent mes journées depuis quelques temps.

Les ouvrages sur l’organisation personnelle

J’ai commencé à m’intéresser très sérieusement aux ouvrages sur l’organisation personnelle. J’ai découvert qu’il en existait des milliers et des milliers, souvent rédigés par des « gourous » américains qui ont publié des best-sellers sur telle ou telle méthode miracle pour sauver les cadres stressés dans les grandes entreprises. Difficile de faire un choix dans tout cela, mais sur des conseils de connaissances j’ai quand même réussi à en sélectionner deux :

• S’organiser pour Réussir (Getting things done), par David Allen
• Les 7 habitudes de ceux qui réussissent tout ce qu’ils entreprennent (7 Habits Of Highly Effective People), de Stephen R. Covey

J’ai les deux livres sur mon chevet depuis quelques temps. Ils ont en commun d’avoir été rédigé par 2 de ces fameux « gourous » américains qui dès l’avant-propos rappellent à quel point leur méthode est la meilleure et combien ils ont aidé de gens connus. C’est un peu lourd, mais j’ai découvert que c’était à peu près pareil pour tous les livres du genre en particulier chez les auteurs américains.

Passé cette première étape un peu lourde qui ferait presque livre de secte (« moi je suis le meilleur, lisez mon livre et vous allez voir la Lumière »), il se trouve que le contenu de ces livres est réellement intéressant. J’ai dévoré le premier (Getting things done), et suis en train d’attaquer la lecture du second.

Getting things done, ça marche ?

Je recommanderais la lecture de Getting things done à tout le monde : vous n’avez pas besoin d’être chef d’entreprise pour en profiter, ses conseils concernent réellement tout le monde (même pour la vie personnelle). Le style est clair et fluide. Le livre pourrait n’être qu’une succession de conseils de bon sens, mais il a surtout le don d’ouvrir les yeux sur les problèmes que l’on rencontre tous les jours et que l’on ne cherche pas vraiment à résoudre. Par exemple, sur mon exemple du début, il se passe beaucoup de choses en même temps et il y aurait de quoi être particulièrement stressé, mais il est au contraire possible de rester (à peu près) serein. ;o)

En deux mots, l’auteur recommande de tout, TOUT, TOUT noter. « Les paroles s’envolent, les écrits restent » dit-on. C’est on ne peut plus vrai, d’autant plus quand vous pensez à beaucoup de choses régulièrement. Le conseil est donc de tout écrire, tout ce qu’on doit faire, et de réunir ces idées et tâches dans un même endroit (une boîte d’entrée). En ce qui me concerne, dès qu’on me dit quelque chose, je sors généralement un post-it ou mon carnet de notes, j’écris ce qu’il ne faut pas oublier et je le mets temporairement de côté. Cela a l’avantage de me libérer immédiatement l’esprit et de ne pas continuellement me dire « mince, il ne faut pas que j’oublie ça », ou encore « bordel, je pensais à un truc super important et je viens d’oublier ! ».

Ensuite, dès que les choses se sont un peu calmées et que j’ai quelques minutes de libre, je prends ma boîte d’entrée pleine de post-it et je les analyse rapidement un à un. Si la tâche demande moins de 2 minutes, je l’exécute tout de suite et je jette le post-it. Si elle demande plus de temps, je la saisis dans ma liste de tâches (en l’occurrence dans notre ERP), je lui affecte une priorité et une date limite. Puis je jette le post-it et je l’oublie.

Une liste de tâches géante, mais gérable

Honnêtement, ma liste de tâches aurait de quoi faire peur : j’en avais 20-30 au début, mais ça peut monter à 50, 80 ou même plus de 100 très rapidement. Je pourrais me cloner 3 ou 4 fois que ce ne serait pas suffisant pour tout traiter maintenant. Alors plutôt que de paniquer et de me dire que je n’y arriverai jamais, je revois continuellement ma liste de priorités.

Une astuce très intéressante que j’ai retirée de ce livre est de classer les tâches dans des timeboxes (« zones de temps »). Il y a les tâches à exécuter :

• Aujourd’hui
• Cette semaine
• Ce mois-ci
• Plus tard

Contrairement à une mauvaise idée que j’avais eue avant la lecture du livre, il ne faut pas faire de planning détaillé et dire « je ferai ces tâches le lundi, ces tâches le mardi, ces autres tâches le mercredi… ». Ca ne marche pas. Juste ça ne marche pas.

Pourquoi ? Parce que notre quotidien est constitué au moins à 50% d’imprévus : le téléphone qui sonne est un imprévu (et ça peut durer une demi-heure ou plus), le développeur qui débarque pour vous dire que le serveur ne répond plus c’en est un aussi, etc. Par conséquent, on ne parvient pas à respecter ses engagements au jour le jour et cela nous frustre, nous donne l’impression d’être « nul ».

L’astuce consiste à faire passer les tâches d’une timebox à une autre. Par exemple, chaque jour je prends quelques tâches prévues pour cette semaine et je les fais passer dans la timebox « aujourd’hui ». Chaque début de semaine je prends des tâches prévues pour ce mois et je les fais passer dans la timebox « cette semaine »… et ainsi de suite. A la fin de la journée, je vide ma timebox du jour et refais passer les tâches dans la section « cette semaine ».

Bien entendu, je ne parviens pas toujours à réaliser toutes les tâches que j’avais prévu pour la journée (c’est même assez rare) mais grâce à cette méthode j’ai réussi à mieux m’organiser et moins paniquer devant une grande liste de tâches. Au moins, à tout moment, je sais ce que je peux faire (je ne suis pas noyé dans une liste de 50 tâches) et je décide en toute quiétude quoi faire. Si je suis en forme j’attaque une tâche complexe du jour, si je suis fatigué je fais un truc simple comme ranger des papiers.

Quels logiciels pour gérer ses tâches ?

Contrairement à ce que vous pourriez penser, il n’y a pas que des logiciels. Pour beaucoup de personnes, la méthode manuelle avec un crayon et un papier marche très bien, pour peu qu’on sache la gérer.

Bien entendu, il existe de nombreux logiciels, dont beaucoup sont basés sur cette méthode. Tout ce que je peux vous dire c’est que je n’en ai rencontré aucun de concluant pour le moment. J’utilise actuellement notre ERP (OpenERP) qui a un certain nombre de défauts mais qui reste un des plus pratiques, notamment car on peut déléguer des tâches à d’autres personnes de l’entreprise facilement.

Je suis tombé récemment sur Getting Things Gnome! sous Ubuntu qui est un logiciel intéressant. Simple, certes, mais probablement un des plus pratiques que j’ai pu rencontrer. Par contre il ne gère pas automatiquement le concept des timeboxes ce qui est pour moi assez gênant. Chacun en fera de toute façon un usage différent.

Il existe aussi de nombreux services web dont beaucoup sont rapidement payants. Aucun ne m’a jusqu’ici vraiment convaincu, mais si vous en trouvez un bon n’hésitez pas à partager, ça pourra servir à d’autres personnes. ;o)