S’organiser ou périr

Le titre est un peu provocateur, j’avoue, mais il a le mérite d’être très clair sur un sujet qui occupe beaucoup mon esprit ces derniers temps : l’organisation (et l’efficacité) personnelle.

Vous pouvez vous douter que nous n’avons pas chômé ces derniers mois et que nous n’avons pas prévu de nous arrêter. Nous avons beaucoup de projets pour le site, pour les livres et pour Simple IT en général. Tant de sujets à traiter que l’on se demande parfois comment il est possible de tout réaliser. Et les journées, elles, font toujours 24 heures.

Imaginez que vous êtiez en train de corriger une erreur de typographie dans un des livres, et qu’à ce moment-là votre ordinateur vous annonce que vous avez 8 e-mails plus ou moins importants à lire ce matin, que votre associé en face vous signale qu’il ne faut pas oublier de payer le loyer dans une semaine, qu’un développeur débarque en trombe et vous signale que le serveur rame et que plus personne n’a accès au site, que votre blackberry vibre en même temps pour vous signaler un entretien dans 15 min… et qu’à ce moment-là vous avez une idée pour améliorer l’ergonomie de votre site web.

Il y aurait de quoi devenir maboul. C’est pourtant, sans trop caricaturer, ce à quoi ressemblent mes journées depuis quelques temps.

Les ouvrages sur l’organisation personnelle

J’ai commencé à m’intéresser très sérieusement aux ouvrages sur l’organisation personnelle. J’ai découvert qu’il en existait des milliers et des milliers, souvent rédigés par des « gourous » américains qui ont publié des best-sellers sur telle ou telle méthode miracle pour sauver les cadres stressés dans les grandes entreprises. Difficile de faire un choix dans tout cela, mais sur des conseils de connaissances j’ai quand même réussi à en sélectionner deux :

J’ai les deux livres sur mon chevet depuis quelques temps. Ils ont en commun d’avoir été rédigé par 2 de ces fameux « gourous » américains qui dès l’avant-propos rappellent à quel point leur méthode est la meilleure et combien ils ont aidé de gens connus. C’est un peu lourd, mais j’ai découvert que c’était à peu près pareil pour tous les livres du genre en particulier chez les auteurs américains.

Passé cette première étape un peu lourde qui ferait presque livre de secte (« moi je suis le meilleur, lisez mon livre et vous allez voir la Lumière »), il se trouve que le contenu de ces livres est réellement intéressant. J’ai dévoré le premier (Getting things done), et suis en train d’attaquer la lecture du second.

Getting things done, ça marche ?

Getting things done

Je recommanderais la lecture de Getting things done à tout le monde : vous n’avez pas besoin d’être chef d’entreprise pour en profiter, ses conseils concernent réellement tout le monde (même pour la vie personnelle). Le style est clair et fluide. Le livre pourrait n’être qu’une succession de conseils de bon sens, mais il a surtout le don d’ouvrir les yeux sur les problèmes que l’on rencontre tous les jours et que l’on ne cherche pas vraiment à résoudre. Par exemple, sur mon exemple du début, il se passe beaucoup de choses en même temps et il y aurait de quoi être particulièrement stressé, mais il est au contraire possible de rester (à peu près) serein. ;o)

En deux mots, l’auteur recommande de tout, TOUT, TOUT noter. « Les paroles s’envolent, les écrits restent » dit-on. C’est on ne peut plus vrai, d’autant plus quand vous pensez à beaucoup de choses régulièrement. Le conseil est donc de tout écrire, tout ce qu’on doit faire, et de réunir ces idées et tâches dans un même endroit (une boîte d’entrée). En ce qui me concerne, dès qu’on me dit quelque chose, je sors généralement un post-it ou mon carnet de notes, j’écris ce qu’il ne faut pas oublier et je le mets temporairement de côté. Cela a l’avantage de me libérer immédiatement l’esprit et de ne pas continuellement me dire « mince, il ne faut pas que j’oublie ça », ou encore « bordel, je pensais à un truc super important et je viens d’oublier ! ».

Ensuite, dès que les choses se sont un peu calmées et que j’ai quelques minutes de libre, je prends ma boîte d’entrée pleine de post-it et je les analyse rapidement un à un. Si la tâche demande moins de 2 minutes, je l’exécute tout de suite et je jette le post-it. Si elle demande plus de temps, je la saisis dans ma liste de tâches (en l’occurrence dans notre ERP), je lui affecte une priorité et une date limite. Puis je jette le post-it et je l’oublie.

Une liste de tâches géante, mais gérable

Honnêtement, ma liste de tâches aurait de quoi faire peur : j’en avais 20-30 au début, mais ça peut monter à 50, 80 ou même plus de 100 très rapidement. Je pourrais me cloner 3 ou 4 fois que ce ne serait pas suffisant pour tout traiter maintenant. Alors plutôt que de paniquer et de me dire que je n’y arriverai jamais, je revois continuellement ma liste de priorités.

Une astuce très intéressante que j’ai retirée de ce livre est de classer les tâches dans des timeboxes (« zones de temps »). Il y a les tâches à exécuter :

  • Aujourd’hui
  • Cette semaine
  • Ce mois-ci
  • Plus tard

Contrairement à une mauvaise idée que j’avais eue avant la lecture du livre, il ne faut pas faire de planning détaillé et dire « je ferai ces tâches le lundi, ces tâches le mardi, ces autres tâches le mercredi… ». Ca ne marche pas. Juste ça ne marche pas.

Pourquoi ? Parce que notre quotidien est constitué au moins à 50% d’imprévus : le téléphone qui sonne est un imprévu (et ça peut durer une demi-heure ou plus), le développeur qui débarque pour vous dire que le serveur ne répond plus c’en est un aussi, etc. Par conséquent, on ne parvient pas à respecter ses engagements au jour le jour et cela nous frustre, nous donne l’impression d’être « nul ».

L’astuce consiste à faire passer les tâches d’une timebox à une autre. Par exemple, chaque jour je prends quelques tâches prévues pour cette semaine et je les fais passer dans la timebox « aujourd’hui ». Chaque début de semaine je prends des tâches prévues pour ce mois et je les fais passer dans la timebox « cette semaine »… et ainsi de suite. A la fin de la journée, je vide ma timebox du jour et refais passer les tâches dans la section « cette semaine ».

Bien entendu, je ne parviens pas toujours à réaliser toutes les tâches que j’avais prévu pour la journée (c’est même assez rare) mais grâce à cette méthode j’ai réussi à mieux m’organiser et moins paniquer devant une grande liste de tâches. Au moins, à tout moment, je sais ce que je peux faire (je ne suis pas noyé dans une liste de 50 tâches) et je décide en toute quiétude quoi faire. Si je suis en forme j’attaque une tâche complexe du jour, si je suis fatigué je fais un truc simple comme ranger des papiers.

Quels logiciels pour gérer ses tâches ?

Contrairement à ce que vous pourriez penser, il n’y a pas que des logiciels. Pour beaucoup de personnes, la méthode manuelle avec un crayon et un papier marche très bien, pour peu qu’on sache la gérer.

Bien entendu, il existe de nombreux logiciels, dont beaucoup sont basés sur cette méthode. Tout ce que je peux vous dire c’est que je n’en ai rencontré aucun de concluant pour le moment. J’utilise actuellement notre ERP (OpenERP) qui a un certain nombre de défauts mais qui reste un des plus pratiques, notamment car on peut déléguer des tâches à d’autres personnes de l’entreprise facilement.

Je suis tombé récemment sur Getting Things Gnome! sous Ubuntu qui est un logiciel intéressant. Simple, certes, mais probablement un des plus pratiques que j’ai pu rencontrer. Par contre il ne gère pas automatiquement le concept des timeboxes ce qui est pour moi assez gênant. Chacun en fera de toute façon un usage différent.

Il existe aussi de nombreux services web dont beaucoup sont rapidement payants. Aucun ne m’a jusqu’ici vraiment convaincu, mais si vous en trouvez un bon n’hésitez pas à partager, ça pourra servir à d’autres personnes. ;o)

21 Comment
  1. Bonjour !

    Je ne sais pas si cela peut convenir mais j’ai récemment découvert un logiciel de bloc-notes sous Ubuntu très personnalisable. En fait, il permet d’avoir plusieurs paniers de notes dans les lesquelles elles peuvent être rangées en 1, 2 ou 3 colonnes ou complètement libres comme sur un bureau physique. Les notes peuvent être groupées ou dégroupées, elles peuvent être marquées de différentes façons comme : Idées, à faire, important, en progression, personnelle, etc… Mais, il est également possible de créer ses propres marques. Enfin, dans ce bloc-notes, on peut absolument tout insérer, des images, des vidéos, des liens, du texte, du son, même des choses qu’il ne sait pas lire mais qu’il garde pour un logiciel qui pourra le faire… Le logiciel s’appelle « BasKet » et est présent dans les dépôts. Si cela peut vous servir…

    Je termine en vous remerciant de tout le travail que vous accomplissez tous, en lumière ou dans l’ombre, passé ou présent, sur le SDZ, les Ldz et à Simple IT. Merci !

    Bonne fin de journée à vous, courage, et bon feu !

  2. Jette un coup d’œil sur TeuxDeux — http://teuxdeux.com — qui est vraiment épuré et simpliste au possible (peut-être trop pour ton usage) mais qui permet de gérer une to-do list ultra simplement, par journées, en réorganisant, avec même une liste « à faire un jour » sans avoir à classer ça pour un jour de la semaine.
    C’est peut-être trop simpliste pour ton usage, mais regarde la vidéo ou teste. C’est gratuit.

  3. Merci pour l’article.
    Je me suis également lancé dans une optique d’organiser mes journées.
    J’ai récemment cherché un logiciel pour gérer mes taches.
    Actuellement je me sert de Tasks, si ça peut t’aider.

    Je suppose que les livres sont en anglais ?

  4. Pareil j’utilise GTG (Getting Things Gnome), et c’est génial !

    Au début je mettais tout en bordel, après en groupes, et là je suis en train de mettre des tags (c’est du drag’n drop), là je suis à 64 tâches parce que j’en met plein dans Évolution pour faire un pseudo-planning.

  5. Hello,

    J’imagine qu’il existe effectivement d’innombrable astuces pour gérer de manière plus efficace ses différentes tâches.

    Je suis également chef d’entreprise et j’avoue avoir une organisation assez anarchique mais qui somme toute, fonctionne plutôt pas mal :

    Je laisse les mail auxquels je dois donner une suite en « non lu » pour être sûr de ne pas les oublier (indispensable vu le nombre de mail).

    Pour les tâches qui concernent uniquement la société, j’arrive à les garder dans un coin de tête et les traiter selon leurs importances et surtout… leurs date échéances.

    Concernant ton idée de post-it, je pense que ça permet plus de n’oublier aucunes tâches que de s’organiser efficacement. L’organisation est surtout une histoire de personnalité à mon sens.

  6. Merci pour ce retour d’expérience. J’avais déjà essayé de trouver LE bon logiciel, mais sans succès. Grâce à cet article et aux commentaires je vais repartir à la quête d’un logiciel de gestion personnel, j’espère que je trouverais mon bonheur. :)

  7. Ça m’étonnerait que l’on trouve le logiciel parfait, qui correspondrait à tout le monde, étant donné que chacun à sa technique. Il faudrait le créer soi-même si on le veut comme on le veut (logique, n’est-ce pas :-° ).
    Mais je doute que vous ayez du temps à ça, je me trompe ?

  8. À vrai dire il y a les « time box » sur GTG mais il y a que trois profondeurs…

    Now, Soon, Later…

    Après, ces termes étants génériques à soit de l’associer à ce qui nous arrange…

  9. De mon côté, j’utilise une méthode similaire, mais je préfère utiliser des logiciels de mindmapping (comme freemind sur ubuntu).Le principe est le même mais on peut associer des liens aux tâches. Les tâches se regroupent et se dégroupent via un drag’n drop. Simple et efficace.

  10. Bonjour à tous,

    Nateags a dit : « Ça m’étonnerait que l’on trouve le logiciel parfait […] Il faudrait le créer soi-même si on le veut comme on le veut ».
    Eh bien c’est ce que j’ai fait avec mon site : http://www.trucsafaire.com .
    Alors c’est toujours pareil, c’est une liste de tâches avec les fonctionnalités que je trouve utiles : classement en catégories, gestion de priorités, date limite, partage de tâches entre membres…
    Et moi ce qui me plait bien dans les todo lists « papier » c’est de pouvoir (glorieusement) rayer une tâche lorsqu’elle est accomplie. Donc on retrouve ça aussi sur le site.
    Je n’aime pas faire ma pub mais la ça colle bien au sujet ;)

    Je ne suis pas chef d’entreprise mais je bosse dans un grand groupe et les tâches s’accumulent assez vite. J’aime assez l’idée de M@teo21 de dire « Cela a l’avantage de me libérer immédiatement l’esprit et de ne pas continuellement me dire « mince, il ne faut pas que j’oublie ça » ». Je me retrouve complètement là dedans.
    Merci pour les références de livres en tout cas :)

  11. Merci pour ce retour d’expérience !

    Ça va certainement me servir, puisque même si je ne suis pas chef d’entreprise, je gère quand même quatre sites, dont un où je reçois régulièrment des commandes (éléments graphiques, thèmes, détourages), en plus que j’ai le tuto Gimp sur lequel je travaille.

    Jusqu’à maintenant, j’utilisais une simple note Tomboy (sur Ubuntu), mais je ne connaissais pas la notion des timeboxes et donc, je peux avoir des tâches qui se retrouvent à traîner pendant des mois. Et quand je ne marque pas une tâche, je finis par l’oublier.

    Je vais donc regarder Getting Tings Gnome de plus près !

  12. Merci pour ce retour d’expérience. Je suis actuellement étudiant et j’ai effectivement des problèmes d’organisation.
    Je pense que je vais essayer le site de Shigerum car grâce à l’accessibilité du site par téléphone portable on peut à tout moment accéder à notre liste. J’ai moins de chance d’oublier mon portable qu’un bout de papier.
    Malgré tout je pense qu’il serait intéressant de pouvoir imprimer la liste de nos TAFs depuis le site.
    Chicu.

  13. OpenERP est pas mal pour la gestion de projet. Je l’utilisait au travail. C’est vrai que OpenERP est assez complexe mais je trouve que c’est un outils super puissant … surtout lorsqu’on sait qu’on peut développer ses propres modules :)

  14. Super intéressant cet article, justement en ce moment c’est bien le bordel, pleins de trucs à faire.

    Il y a longtemps que j’ai arrêté les postit qui s’entassent sur le bureau, maintenant j’utilise le bloc note de mon PDA qui ne me servait auparavant que de GPS.

    Les logiciels cités dans les commentaires ont l’air pas mal, à tester.

  15. C’est vrai que noter est très important !
    Et à propos de tache, tu devais nous écrire une new sur le dernier LdZ pour nous décrire les ventes, qu’en est-il ?

  16. Monsieur Nebra, vous pouvez egalement consulter les techniques de Christian Godefroy, un specialiste francais, inventeur du Time Management System.

    Ses 59 techniques et astuces sont disponibles gratuitement a cette adresse : http://www.notre-temps.net/

    Elles sont parfois simplistes, l’idee de listes est par exemple moins elaboree, mais parfois vraiment bien pensees, comme l’idee de toujours fixer une limite temporelle aux travaux a accomplir.

  17. Vraiment un très bon article. Depuis longtemps je me pose la question « Mais comment vous arrivez à gérer toutes les tâches de simple it , » (faire un livre, un déménagement, gérer des embauches et partenaires, suivre le lancement du 1er livre et promouvoir sa ventes …).

    Ce billet éclaire un peu plus mes pensées et je pvais me pencher vers ces livres d’autant plus que j’en avais déjà entendu que du bien !

    Pour gérer son temps (du moins ne pas en perdre en travaillant) y’a une technique assez simple qui consiste à mettre en pratique le 60′-60′-30′. D’ailleur, je crois bien qu’elle est développé dans un des ouvrages, mais je ne sais pas lequel.

    En gros on bosse pendant 60mn (avec un petit break de 10mn chaque heure pr retrouver la pèche). On remet ça l’heure suivante (60′-60′). Puis on se prend 30 mn de pause complète pour décompresser.
    C’est pas forcément facile à appliquer mais je trouve ce principe génial !

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