L’étape de la première embauche

A la fin du mois de novembre 2009, Simple IT a réalisé ses 2 premières embauches. Cet évènement n’a pas été anodin pour la société car il représente un saut important, une réelle étape dans notre croissance. Nous avons franchi un seuil pour lequel il a fallu travailler beaucoup et réaliser de nombreuses démarches. Ce billet a pour objectif de faire un petit tour d’horizon de ce qu’il a fallu faire pour embaucher notre premier salarié.

Le contrat de travail et ses conditions

Tout d’abord, il a fallu rédiger un contrat de travail cohérent avec le poste. Nous aurions pu adapter des modèles trouvés sur Internet mais nous avons plutôt choisi la sécurité en optant pour les services d’un bon avocat, qui a rédigé un contrat de travail valide, conforme à la législation et bien adapté à notre structure. Ceci est très important car le contrat de travail restera potentiellement pour des années, pour tous nos salariés. Un article mal rédigé peut fortement porter préjudice tant à l’entreprise qu’aux salariés.

Lors de la rédaction du contrat de travail, il a aussi fallu choisir une convention collective d’entreprise. C’est un accord reconnu par les entreprises et les syndicats, négocié par branche (métallurgie, industrie chimique, transport, etc.). La convention collective adapte la loi du travail aux spécificités du métier de chaque branche. Celle-ci ne peut pas offrir moins de garanties et de droits aux salariés que la loi du travail, qui reste le minimum à avoir. La convention collective apporte généralement des « plus » (plus de congés payés, de salaire, etc.). Dans notre cas, nous avons choisi celle correspondant le plus à notre métier : la publication de cours au format web et papier. Nous sommes donc une maison d’édition à part entière. Par conséquent, notre convention collective est celle du métier de l’édition.

Les démarches administratives

La Déclaration Unique d’Embauche ou DUE

Les démarches administratives sont simplifiées avec la DUE que l’on peut remplir directement sur le portail net-entreprises.fr. En 5 minutes, tout est transmis électroniquement à l’URSSAF, au Pôle Emploi, à la sécurité sociale, etc. Malheureusement, même si le principe est très intéressant, tout n’est pas si facile. Par exemple, il a fallu plus de 2 mois et plusieurs relances pour que l’URSSAF prenne réellement en compte notre demande ! Pendant cette durée, nous n’étions pas officiellement employeurs et les démarches pour la couverture santé de nos salariés auprès de la sécurité sociale se sont rallongées d’autant. Enfin, nous sommes toujours en attente du retour de l’inspection du travail pour procéder aux visites médicales obligatoires au début de chaque contrat…

L’aide sur les charges sociales

Nous avons demandé l’aide « Zéro charges » pour les TPE (Très Petites Entreprises). C’est une mesure du gouvernement français pour la relance économique, prise il y a plusieurs mois pour faire face à la crise. Elle nous permet de payer moins de charges sociales sur nos embauches, ce qui est un bon incitateur pour réaliser de nouveaux recrutements. Celle-ci a été prise en compte assez rapidement et nous obtenons effectivement les remboursements d’une partie des charges sociales à la fin de chaque trimestre. L’aide est intéressante mais il faut toujours avancer l’argent et se faire rembourser quelques temps après !

Contrats de prévoyance et de complémentaire santé

Enfin, il a fallu procéder à l’inscription et à la négociation d’un contrat de prévoyance et de complémentaire santé. La prévoyance est une assurance couvrant les frais en cas d’accident voire de décès. Par exemple, si vous ne pouvez plus travailler suite à un accident, la prévoyance maintiendra une bonne partie de votre salaire via des indemnités journalières, au plus de celles de la sécurité sociale. La complémentaire santé permet quant à elle de rembourser les dépenses de santé non couvertes par la sécurité sociale (médicaments partiellement remboursés, soins dentaires, etc.). Nous avons fait le choix de prendre en charge intégralement la cotisation de complémentaire santé, afin que nos salariés soient tous très bien couverts.

La convention collective de l’édition impose la souscription à un contrat de prévoyance entreprises auprès d’un organisme désigné. Après plusieurs formulaires remplis et quelques semaines de retard, nos 2 salariés sont enfin bien couverts tant au niveau de la prévoyance que de la complémentaire santé.

La gestion sociale

Après la mise en place des contrats de travail, il y a toujours beaucoup de travail à fournir :

• rédiger les bulletins de paie mensuels en prenant en compte les jours d’absence de chaque salarié, les réductions de charges sociales en cours, etc.
• maintenir à jour les compteurs de congés payés de chaque employé
• remplir les Déclarations Unifiées de Cotisations Sociales (DUCS)
• payer les charges sociales correspondantes
• remplir les bordereaux trimestriels et annuels de l’URSSAF et du Pôle Emploi
• gérer les demandes diverses des organismes sociaux ou des salariés (justificatif, attestations, etc.)

Tout cela demande du temps et des compétences. En effet, la législation française est assez complexe sur le sujet et elle évolue rapidement. C’est pourquoi nous avons décidé de confier cette mission à notre comptable, qui a l’expérience et les outils pour réaliser des bulletins de paie et des déclarations, légalement valables.

Les prochains seuils

Maintenant que tout est mis en place pour nos salariés, cela va être très facile pour nous de recruter davantage. C’est d’ailleurs déjà le cas puisque nous recherchons actuellement un commercial. Mais après de nouvelles embauches, nous arriverons à de nouveaux seuils, impliquant de nouvelles démarches et une organisation plus poussée : 10 salariés, 20, 25, 50… A partir de 11 salariés, il faudra élire des délégués du personnel ; à partir de 25, rédiger un règlement intérieur ; à partir de 50, mettre en place un Comité d’Entreprise, etc. Bien sûr, rien n’empêche de s’y pencher plus tôt ! Si vous souhaitez en savoir plus sur les effets de seuil dans le recrutement, je vous invite à lire un article de l’Express détaillant les règles applicables à partir de chaque seuil.