L’étape de la première embauche

A la fin du mois de novembre 2009, Simple IT a réalisé ses 2 premières embauches. Cet évènement n’a pas été anodin pour la société car il représente un saut important, une réelle étape dans notre croissance. Nous avons franchi un seuil pour lequel il a fallu travailler beaucoup et réaliser de nombreuses démarches. Ce billet a pour objectif de faire un petit tour d’horizon de ce qu’il a fallu faire pour embaucher notre premier salarié.

Le contrat de travail et ses conditions

Paperasse administrative Tout d’abord, il a fallu rédiger un contrat de travail cohérent avec le poste. Nous aurions pu adapter des modèles trouvés sur Internet mais nous avons plutôt choisi la sécurité en optant pour les services d’un bon avocat, qui a rédigé un contrat de travail valide, conforme à la législation et bien adapté à notre structure. Ceci est très important car le contrat de travail restera potentiellement pour des années, pour tous nos salariés. Un article mal rédigé peut fortement porter préjudice tant à l’entreprise qu’aux salariés.

Lors de la rédaction du contrat de travail, il a aussi fallu choisir une convention collective d’entreprise. C’est un accord reconnu par les entreprises et les syndicats, négocié par branche (métallurgie, industrie chimique, transport, etc.). La convention collective adapte la loi du travail aux spécificités du métier de chaque branche. Celle-ci ne peut pas offrir moins de garanties et de droits aux salariés que la loi du travail, qui reste le minimum à avoir. La convention collective apporte généralement des « plus » (plus de congés payés, de salaire, etc.). Dans notre cas, nous avons choisi celle correspondant le plus à notre métier : la publication de cours au format web et papier. Nous sommes donc une maison d’édition à part entière. Par conséquent, notre convention collective est celle du métier de l’édition.

Les démarches administratives

La Déclaration Unique d’Embauche ou DUE

Logo de l'URSSAF Les démarches administratives sont simplifiées avec la DUE que l’on peut remplir directement sur le portail net-entreprises.fr. En 5 minutes, tout est transmis électroniquement à l’URSSAF, au Pôle Emploi, à la sécurité sociale, etc. Malheureusement, même si le principe est très intéressant, tout n’est pas si facile. Par exemple, il a fallu plus de 2 mois et plusieurs relances pour que l’URSSAF prenne réellement en compte notre demande ! Pendant cette durée, nous n’étions pas officiellement employeurs et les démarches pour la couverture santé de nos salariés auprès de la sécurité sociale se sont rallongées d’autant. Enfin, nous sommes toujours en attente du retour de l’inspection du travail pour procéder aux visites médicales obligatoires au début de chaque contrat…

L’aide sur les charges sociales

Nous avons demandé l’aide « Zéro charges » pour les TPE (Très Petites Entreprises). C’est une mesure du gouvernement français pour la relance économique, prise il y a plusieurs mois pour faire face à la crise. Elle nous permet de payer moins de charges sociales sur nos embauches, ce qui est un bon incitateur pour réaliser de nouveaux recrutements. Celle-ci a été prise en compte assez rapidement et nous obtenons effectivement les remboursements d’une partie des charges sociales à la fin de chaque trimestre. L’aide est intéressante mais il faut toujours avancer l’argent et se faire rembourser quelques temps après !

Contrats de prévoyance et de complémentaire santé

Enfin, il a fallu procéder à l’inscription et à la négociation d’un contrat de prévoyance et de complémentaire santé. La prévoyance est une assurance couvrant les frais en cas d’accident voire de décès. Par exemple, si vous ne pouvez plus travailler suite à un accident, la prévoyance maintiendra une bonne partie de votre salaire via des indemnités journalières, au plus de celles de la sécurité sociale. La complémentaire santé permet quant à elle de rembourser les dépenses de santé non couvertes par la sécurité sociale (médicaments partiellement remboursés, soins dentaires, etc.). Nous avons fait le choix de prendre en charge intégralement la cotisation de complémentaire santé, afin que nos salariés soient tous très bien couverts.

La convention collective de l’édition impose la souscription à un contrat de prévoyance entreprises auprès d’un organisme désigné. Après plusieurs formulaires remplis et quelques semaines de retard, nos 2 salariés sont enfin bien couverts tant au niveau de la prévoyance que de la complémentaire santé.

La gestion sociale

Après la mise en place des contrats de travail, il y a toujours beaucoup de travail à fournir :

  • rédiger les bulletins de paie mensuels en prenant en compte les jours d’absence de chaque salarié, les réductions de charges sociales en cours, etc.
  • maintenir à jour les compteurs de congés payés de chaque employé
  • remplir les Déclarations Unifiées de Cotisations Sociales (DUCS)
  • payer les charges sociales correspondantes
  • remplir les bordereaux trimestriels et annuels de l’URSSAF et du Pôle Emploi
  • gérer les demandes diverses des organismes sociaux ou des salariés (justificatif, attestations, etc.)

Tout cela demande du temps et des compétences. En effet, la législation française est assez complexe sur le sujet et elle évolue rapidement. C’est pourquoi nous avons décidé de confier cette mission à notre comptable, qui a l’expérience et les outils pour réaliser des bulletins de paie et des déclarations, légalement valables.

Les prochains seuils

Maintenant que tout est mis en place pour nos salariés, cela va être très facile pour nous de recruter davantage. C’est d’ailleurs déjà le cas puisque nous recherchons actuellement un commercial. Mais après de nouvelles embauches, nous arriverons à de nouveaux seuils, impliquant de nouvelles démarches et une organisation plus poussée : 10 salariés, 20, 25, 50… A partir de 11 salariés, il faudra élire des délégués du personnel ; à partir de 25, rédiger un règlement intérieur ; à partir de 50, mettre en place un Comité d’Entreprise, etc. Bien sûr, rien n’empêche de s’y pencher plus tôt ! Si vous souhaitez en savoir plus sur les effets de seuil dans le recrutement, je vous invite à lire un article de l’Express détaillant les règles applicables à partir de chaque seuil.

17 Comment
  1. Simple IT baigne dans de la paperasse apparemment. C’est chouette de nous faire partager ce que vous apprenez, comment vous vous y prenez, tout ça !
    Vraiment intéressant et agréable à lire :)

    Z’avez toujours pas trouvé votre troisième salarié commercial ?

  2. Je vous remercie de partager tout ces détails.

    Je pense que je créerais moi même mon entreprise dans le futur.
    Or, grâce à vos billets précis, je peut anticiper chaque étape de ce que je devrais faire.

    Merci :)

  3. C’est fou ce que ça à l’air pratique d’engager quelqu’un…
    Le jour où quelqu’un va proposer de simplifier l’administration française, il va avoir du boulot.

  4. Très très bon billet!

    Je l’aime bien car très concret, (comme je te l’avais demander via twitter ;) ) sur un sujet ô combien important et pouvant souvent se révéler du casse tête!

    Vous n’êtes pas les seuls à avoir du courir après l’urssaf, j’ai aussi eu le droit à ma part du gâteau…

    En tout cas merci de partager toutes ces informations qui permettent d’éclaircir cette démarche de l’embauche.

    Toujours dans une optique de partage de votre vécu, je me demandai si il était possible que vous rédigiez un billet concernant la gestion de votre entreprise. Par exemple en décrivant les étapes importantes d’un exercice, c’est à dire des objectifs fixés au début et leur mis en place (management, gestion des salariés). Mais aussi d’un point de vue juridique et fiscale (échéance de paiements des cotisations sociales etc) ainsi que le bilan et compte de résultat annuel (voir bi-annuel), recours à un expert comptable etc… Enfin bref toute cette partie de GESTION qui parfois fais un peu peur, mais qui au final c’est vrai consomme pas mal de temps et d’énergie!

  5. Les derniers articles sont vraiment très intéressant. Je me pose cependant quelques questions. Le CA est l’ensemble de ce que gagne une entreprise moins les charges. Je me demande comment peut on faire le lien entre Chiffre d’affaire et salaire. Ce que je veux dire, c’est que pour pouvoir embaucher plus de personne, il faut un CA « compatible »! Il est évident qu’une entreprise telle Simple IT n’a que très peut de matières premières à acheter par rapport à une entreprise qui fabriquerait un produit. Donc faire un lien entre le CA et le salaire de ses employer n’est pas évident. Comment peut-on se dire « il me faut au minimum un CA de tant pour avoir 1, 2, 3 … salarié(es)

    On dit généralement qu’il faut retrancher 20 à 25% du salaire brut pour avoir une bonne estimation du salaire net. Mais à combien peut-on estimer le coût pour l’entreprise salaire brut + charge patronal ?

    Peut-être pour un prochain billet ! :)

  6. « Le CA est l’ensemble de ce que gagne une entreprise moins les charges » –> faux.

    Le CA c’est tout ce qui rentre, tu n’enleves pas les charges.

  7. @Thor < généralement et sans compter les aides, un employé coûte deux fois son salaire net pour l’entreprise.
    Ex : salaire de 2k€ net = 4k€ environ pour l’entreprise.

  8. 6pri1 => Nous n’avons pas encore arrêté notre décision concernant ce 3e salarié, cela viendra courant mars.

    Zopieux => Merci, c’est corrigé !

    Clement.Roy => Vaste sujet, il y a beaucoup à dire. J’essaierai un jour, je ne te promets rien ;)

    Thor => C’est une bonne question. Simple IT est plutôt dans le service donc notre poste de charges le plus important reste les ressources humaines. Grosso modo, un salaire net de 1 € coûte en fait 1,90 € à la société avec les charges sociales. Ceci est vrai en général mais, grâce aux aides nombreuses en ce moment pour les TPE, on est plutôt à 1,40 € à peu près.

    Un indicateur de gestion intéressant est la productivité par salarié. Il correspond tout simplement au chiffre d’affaires divisé par le nombre de salariés. Certaines sociétés produisent 500 k€ par salarié, d’autres 30 k€, etc. C’est très variable ! Dans le monde du service, c’est généralement assez élevé. Un million d’euros de chiffre d’affaires peut se faire avec 5 à 10 salariés… Après tout dépend ce que tu vends ;)

  9. Super billet ….pendant ce temps le patron mange une raclette dans un chalet d’altitude ; (dés son retour il racontera ses vacances!)…elle n’est pas belle la vie chez Simple It ?

  10. Thor, la question se posent, à mon avis, en d’autres termes.
    J’ai tant de travail, ou je souhaite grandir à telle vitesse, il me faut donc tant de personnel et j’ai donc besoin de dégager tant de CA. Le Business Plan est la réponse à comment dégager un tel CA.

    D’autre part le CA ce ne sont que les rentrés d’argent, à ne pas confondre avec la Marge Brute qui elle et la différence entre le CA et les frais des matieres premières.

    C’est depuis la Marge Brute que tu récupères tes salaires et le bénéfice de l’entreprise.

    Donc si tu veux calculer globalement et à la louche. Si tous les salariés de Simple-It (Ainsi que les gérants qui doivent aussi toucher un salaire) touchent environ 32k€ par ans, ça fait un peu plus de 160000€ nécessaire en salaire brut auxquels il faut ajouter les charges patronales et le loyer des locaux ainsi que les charges (serveurs, éléctricité et portables, frais comptable, …)

    On peut aussi espérer qu’un nouveau employé soit aussi synonyme de plus de CA.

    Bref ça fait plaisir de les voir grossir comme cela.

  11. Détails intéressants des rouages de Simple IT, à quand un cours sur l’entrepreneuriat rédigé de la plume de M@teo21 ? Ça pourrait être très intéressant ! Surtout pour moi qui compte bien tenter l’expérience aussi dans un futur relativement proche =) .

  12. Bonjour, j’ai récemment développé une solution pour une comptable qui vise à simplifier l’externalisation du processus de gestion de paie/salariés.

    Sans chercher à faire de publicité pour mon propre projet, vous pourrez obtenir plus de renseignements sur google avec « externalisation paye ».

    Avez-vous songé à cette solution qui revient pour vous à aller saisir pour chaqun de vos salariés les absences, congés,etc.. sur une plateforme web et attendre les bulletins de paye, soldes tout compte et autres paperasses administratives faites par un comptable au format pdf ?

  13. C’est grosso modo déjà ce que l’on fait à part que l’on ne donne pas les informations via une plateforme web ;)

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